Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen — einschließlich E-Rechnungen — aufbewahren müssen. Was genau ist Pflicht?
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), das die Anforderungen des Handels- und Steuerrechts an die elektronische Buchführung und Archivierung konkretisiert. Sie gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland und müssen bei jeder Betriebsprüfung nachgewiesen werden können.
Kurz gesagt: Die GoBD regeln, wie Sie Ihre Rechnungen, Belege und Buchungen digital aufbewahren müssen, damit das Finanzamt sie im Rahmen einer Betriebsprüfung akzeptiert.
Unveränderbarkeit
Archivierte Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden. Jede Änderung muss protokolliert werden.
Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen archiviert werden — keine Lücken in der Buchführung.
Zeitgerechtigkeit
Dokumente müssen zeitnah erfasst und archiviert werden — in der Regel innerhalb von 10 Tagen.
Nachvollziehbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss von der Rechnung bis zur Buchung lückenlos nachvollziehbar sein.
Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO sind klar geregelt:
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
| Handelsbriefe (empfangen) | 6 Jahre |
| Handelsbriefe (versendet) | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
Wichtig: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Januar 2025 muss bis Ende 2035 aufbewahrt werden.
E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat archiviert werden. Das bedeutet:
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen, wenn GoBD-Anforderungen nicht eingehalten wurden. Die Folgen:
RechnungNova speichert alle Rechnungen automatisch in einem GoBD-konformen Format. Im Business- und Pro-Plan können Sie jederzeit einen vollständigen GoBD-Export herunterladen — ein ZIP-Archiv mit allen Rechnungen und einem standardisierten Index, der direkt an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt übergeben werden kann.
Zusätzlich bietet RechnungNova einen DATEV-Export — einen CSV-Buchungsstapel im DATEV-Format, den Ihr Steuerberater direkt in DATEV importieren kann.
GoBD-konform
Alle Rechnungen werden automatisch GoBD-konform archiviert. GoBD-Export und DATEV-Export ab Business-Plan.
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