Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht — aber sie funktionieren grundlegend verschieden. Hier erfahren Sie, welches Format für welchen Anwendungsfall geeignet ist.
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und verwenden das XML-Datenformat CII (Cross Industry Invoice). Beide sind damit rechtskonform für die deutsche E-Rechnungspflicht und können von Behörden und Unternehmen verarbeitet werden.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Darstellung der Rechnung — nicht im Inhalt.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell lesbar | Für Menschen und Maschinen |
| Dateigröße | Klein (~5-20 KB) | Größer (~50-200 KB) |
| B2G Pflicht | ✓ Pflicht für Bundesbehörden | Akzeptiert, aber nicht Pflicht |
| B2B geeignet | ✓ Ja | ✓ Ja (empfohlen) |
| Verbreitung | Standard im öffentlichen Sektor | Standard im privaten B2B |
| EN 16931 | ✓ Konform | ✓ Konform |
| KoSIT-Validierung | ✓ Möglich | ✓ Möglich |
XRechnung ist ein reines XML-Format — die Datei enthält ausschließlich strukturierte Daten, kein visuelles Layout. Das bedeutet: Sie können eine XRechnung nicht einfach öffnen und lesen wie eine PDF-Datei. Sie benötigen eine Software, die das XML verarbeitet und anzeigt.
XRechnung ist Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G). Alle Bundesministerien, Bundesbehörden und viele Landesbehörden akzeptieren nur noch XRechnungen — eingereicht über das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE).
XRechnung ist ideal wenn:
ZUGFeRD kombiniert das Beste aus beiden Welten: Es ist eine normale PDF-Datei, in die ein strukturiertes XML unsichtbar eingebettet ist. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen — und gleichzeitig kann sein Buchhaltungssystem die XML-Daten automatisch auslesen.
ZUGFeRD 2.3 (das aktuelle Profil XRECHNUNG) ist vollständig kompatibel mit XRechnung und erfüllt alle Anforderungen der EN 16931. Es ist das bevorzugte Format für B2B-Rechnungen in Deutschland.
ZUGFeRD ist ideal wenn:
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen empfehlen wir ZUGFeRD als Standard. Es ist einfacher zu handhaben, breiter akzeptiert und bietet den Empfängern maximale Flexibilität.
Stellen Sie Rechnungen an Behörden? Dann nutzen Sie XRechnung — es ist dort Pflicht.
Mit RechnungNova können Sie beide Formate mit einem Klick erstellen — und zwischen ihnen wechseln, wann immer Sie möchten.
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